Tugas Sistem Informasi Psikologi

Tugas Sistem Informasi Psikologi

(Sistem pengolahan data)

Disusun Oleh : 

Nama : Nirmala Sari 

NPM : 15511186 

Kelas : 4PA07 

A. SISTEM PENGOLAHAN DATA

• Pengertian dasar

            Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah sistem pengolahan data, misalnya contohnya adalah sistem pengolahan data penjualan, sistem pengolahan data pegawai dll. Dalam pandangan manusia, sistem pengolahan data adalah sama halnya dengan sistem akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya komputer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi dan juga penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.

Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :

1)      Sistem manual.

Sistem pertama adalah manual system yang hanya terdiri atas seseorang, sebuah pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.

2)      Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja yang meringankan tugas pengurusan data besar.

3)   Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin punched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.

4)      Komputer.

Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

Era permulaan database ditandai dengan :

·         Pengulangan data

·         Ketergantungan data

·         Kepemilikan data yang tersebar 

Konsep Database

Konsep database merupakan integrasi logis dari catatan-catatan file. Tujuan dari konsep database adalah meminimalkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus yg terpisah secara fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data. Saat mengadopsi konsep database, Struktur database menjadi :

·         Database

·          File

·         Catatan

·         Elemen data

B. TUJUAN PENGOLAHAN DATA 

Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara redod perusahaan yang akurat dan up to date. Serta untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya akan menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).

C. TUGAS PENGOLAHAN DATA

Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data berupa manual, key driven computer atau kombinasi, terdapat empat tugas dasar yang dilakukan pengolahan data, yaitu :

v  Pengumpulan data

Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa kepada kepala lingkunganya, tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.

v  Pengubahan data

Diperlukan untuk mengubah data agar dapat mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup :

·   Pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.

·      Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.

·  Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam sistem penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

·      Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disintesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal.

·        Penyimpanan data. Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan pada perusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal computer atau printer Epson.

·       Pembuatan dokumen. Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada didalam atau diluar perusahan.

·        Sifat pengolahan data. Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain.

System pengolahan data :

Ø  Menjalankan tugas penting.

Ø  Mengikuti prosedur standar secara relative.

Ø  Mendapatkan data yang lengkap.

Ø  Mempunyai focus historisa yang paling utama.

Ø  Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

Sistem pengolahan data sampel

Pengertian data sample digunakan oleh perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan barang dan jasa kepada para pelanggannya. Sistem tersebut dinamakan dengan sistem distribusi.

Hirarki data

·         File yaitu kumpulan catatan data yang berhubungan dengan subyek tertentu.

·         Catatan adalah elemen data yang berhubungan dengan obyek tertentu.

·     Elemen data yaitu unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti. Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat, mutakhir, dan aman dari gangguan yang tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen data mencakup :

Ø  Pengumpulan data

Ø  Integritas pengujian

Ø  Penyimpanan

Ø  Keamanan

Ø  Pemeliharaan

Ø  Organisasi

Ø  Pengambilan

v  Penyimpanan sekunder

         Penyimpanan Berurutan (Sequential Access Storage Device)

·     Suatu organisasi / penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari suatu catatan mengikuti satu catatan lain dalam suatu urutan tertentu .

·         Contoh pita magnetik yang digunakan untuk menyimpan data komputer memiliki bentuk fisik yang sama dengan pita audio.

v  Penyimpanan Akses Langsung (Direct Access Storage Device)

·         Cara mengorganisasikan data yang ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara berurutan.

·    DASD dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan dan digunakan sebagai media input.

v  Pemrosesan data

·         Pemrosesan Batch

Ø  Pengumpulan transaksi dan pemrosesan semua sekaligus dalam batch.

Ø  Kelemahan dari pemrosesan ini adalah bahwa manajemen tidak selalu memiliki informasi mutakhir yang menggambarkan sistem fisik.

·         Pemrosesan On-Line

Pengolahan transaksi satu per satu, kadang saat terjadinya transaksi, karena pengolahan online berorientasi transaksi.

·         Sistem Real Time

Sistem yang mengendalikan sistem fisik, dimana sistem ini mengharuskan komputer berespon cepat pada sistem fisik tersebut.

D.    CONTOH SISTEM PENGOLAHAN DATA

Berikut ini beberapa contoh dari sistem pengolahan data:

1)      Memenuhi Pesanan Pelanggan  

Dalam diskripsi tiap sub sistem sebelumnya kita menggunakan nomor dari DFD untuk mempermudah dalam menghubungkan penjelasan dengan diagram.

v  Entri pesanan (order entri)

·         Mengedit data pesanan

Perusahaan menggunakan from pemesanan penjualan sebagai suatu cara yang terorganisir untuk mencatat semua data yang diperlukan untuk mengolah pesanan pelanggan.

·         Melakukan pengecekan kridit

Tujuanya adalah untuk menentukan apakah perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan atau tidak, salah satu cara untuk melakukan pengecekan kredit adalah memasukan jumlah pesanan pada jumlah account receivable.

·         Melakukan log in pesanan

Jika pesanan diterima maka kita masukan deskripsi identivikasi singkat kedalam file order log dan menuliskan record accepted order, yang akan menjadi input bagi sistem inventarisasi menandai pesanan yang terpenuhi.

ketiga langkah diatas membentuk hubungan berantai mereka dihubungkan dengan arus data, tanpa adanya keikutsertaan masalah penyimpangan data.

v  Inventarisasi

Jika telah menerima pesanan pelanggan. Selanjutnya individu harus menentukan apakah individu tersebut dapat memenuhinya atau tidak.

·         Mengecek keseimbangan persediaan

Langkah pertama adalah mengecek keseimbangan atau neraca persediaan untuk tiap item yang dipesan. Item record (record item) untuk item yang dipesan dipanggil atau dibaca dari file inventori. Field neraca persediaan dari record inventarisasi diperbandingkan dengan jumlah pesanan dari record pesanan yang diterima untuk melihat apakah masih ada stok yang cukup untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan yang tidak dapat dipenuhi beck order record dimasukan ke dalam field beck order.

·         Mengecek point pemesanan kembali

Individu harus mengecek untuk melihat apakah neraca persediaan yang baru dapat memenuhi point pemesanan kembali. Setiap record item berisi field point pemesanan kembali record point (point pemesanan kembali) adalah jumlah inventarisasi yang memicu aktifitas penambahan stok.

·         Menambah item yang diterima

Untuk menambah atau menaikan neraca yaitu dengan adanya penambahan stok yang diterima dari pemasok dengan menggunakan arus data receive item dari item penerimaan dan memperbarui field neraca persediaan dari item yang diterima dalam file inventori.

v  Penagihan

Invoice atau faktur adalah pemberitahuan resmi yang dikirim oleh perusahaan ke pelanggan untuk memberi tahu pelanggan tersebut mengenai jumlah hutang.

·         Mendapatkan data pelanggan

Data pelanggan meliputi nama dan alamat keterangan pengiriman, dan nomor tenaga penjual yang akan ditulis pada faktur dan dokumen lain

·         Membuat faktur

Pembuatan faktur melibatkan perhitungan aritmatika salah satu perhitunganya adalah tiap line item (item baris) atau item yang terdaftar dalam from faktur diuraikan dengan mengalikan harga dengan jumlah item.

v  Account receivable

·         Memasukan receivable baru

·         Menghapus receivable yang telah terbayar

·         Membuat steatment

·         Memberikan data pada buku besar umum

2) Memesan Stok Tambahan

v  Pembelian

Merupakan bagian dari fungsi marketing, record dimasukan dalam arus purchasing data (data pembelian) yang berfungsi sebagai input bagi sistem pembelian yang menunjukan empat sub sistem dari sistem pembelian:

·         Menetukan pemasok

·         Mendapatkan komitmen verbal

·         Membuat pesanan pembelian

·         Menutup pesanan pembelian

v  Penerimaan

Sistem distribusi terdiri dari dua arus sumber fisik. Sistem penerimaan adalah tempat arus tersebut terjadi.

·         Mengolah penerimaan

·         Memberitaukan kepada sistem lainya

v  Account payable

Account payable sistem bertugas untuk membayar kepada pemasok atas pemberian yang dilakukan. Kepastian ini dapat diperoleh bila terjadi tiga kondisi:

·         Bila ada bukti bahwa stok tersebut dipesan

·         Bila ada bukti bahwa stok telah diterima

·         Bila faktor telah diterima dari pemasok

E.  PERANAN PEMROSESAN DASAR DALAM PEMECAHAN MASALAH 

Pengolahan data banyak dilakukan oleh volume data yang lebih besar dari pada volume informasinya. Ada dua alasan, yang pertama sistem pengolahan data benar-benar menghasilkan out put informasinya dalam bentuk laporan accounting standar yang kedua sistem pengolahan data memberikan kekayaan pada database yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah.

Referensi :

Gunadarma, Elearning. Sistem informasi manajemen/bab 8. Dari http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/sisteminformasimanajemen/bab8_sistem_pengolahan_data.pdf, diakses pada tanggal 5 Desember 2014.

Okta, Hafrizal. (2013). Sistem pengolahan data. Dari http://hafrizalokta.unitas-pdg.ac.id/files/36/SIM%20-%20Sistem%20Pengolahan%20Data.pdf, diakses pada 7 Desember 2014.

Wikipedia. (2013). Pemrosesan data. Dari http://id.wikipedia.org/wiki/Pemrosesan_data, diakses pada tanggal 7 Desember 2014.